この際ですから

・参加希望について
・出られる時間帯について（前半、後半や深夜２時まで等
・その他必要事項（サブでの出場、少し回線が弱い等

これらを書き込む為のスレを立ててしまってはいかがでしょうか
そのスレには参加意志表明のレス以外しない、という原則をたてればレス数を見るだけで大体の参加者は確認できるかと思います
勿論、このスレの方々にももう一度書き込んでいただか無ければなりませんが…
イレギュラーについては仕方ありませんので触れません

では、ご検討の程お願いします